一、制度是什么

一般人都會(huì)認(rèn)為，制度是用來約束你的行為的，比如你遲到要被扣錢，你不請假也不上班要算曠工，你老曠工，會(huì)被開除。但其實(shí)制度存在的意義是用來告訴你應(yīng)該做什么，應(yīng)該怎么做，并不是用來限制你不能做什么的，只不過為了保證大家都按照制度的要求去做，制度里都會(huì)有獎(jiǎng)懲條款，所以大家覺得制度是在限制自己，管著自己，會(huì)從心里討厭制度。

 ISO中對(duì)制度的總結(jié)既簡單又到位：說你所做,寫你所說,做你所寫。制度就是將俗成的約定和經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)、整合，從而使得企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)化，保證企業(yè)的管理過程可控。如果一個(gè)企業(yè)所有員工都知道并且能按照企業(yè)要求去完成工作，那犯錯(cuò)誤的概率就小多了。一個(gè)好的員工到一個(gè)新的企業(yè)或新的崗位，應(yīng)該先把相關(guān)的制度學(xué)習(xí)一下，這樣可以幫助你很快的勝任你的工作，一個(gè)企業(yè)所有的員工都能這樣看待制度了，你的制度才能推行下去。

 二、如何建立企業(yè)的制度

 建立完善的制度體系，是很多公司所追求的，但這個(gè)真的很難。因?yàn)榻⒅贫仁且粋€(gè)很耗費(fèi)時(shí)間和精力的過程，而且做制度基本屬于重要但不緊急的事情，每個(gè)管理者又還有很多必須完成的工作，所以建立制度這件事很難得到保障，往往半途而廢，等到年底總結(jié)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)沒有完成，然后挨訓(xùn)，最后再信誓旦旦地寫到下一年度的計(jì)劃里。

所以建立制度抓住重點(diǎn)和重要的薄弱環(huán)節(jié)，用有限地資源先建立關(guān)鍵的制度。其實(shí)企業(yè)的關(guān)鍵制度并不多，制度管理也存在二八法則。關(guān)鍵、重要制度的特點(diǎn)：重復(fù)性高、該流程或業(yè)務(wù)涉及企業(yè)主要成本、費(fèi)用或重大投資、容易出錯(cuò)且出錯(cuò)后對(duì)企業(yè)造成較大影響、高層主管認(rèn)為非常重要的。制定這樣的制度就不僅是重要的而且是緊急的，你會(huì)爭取到資源，當(dāng)這些制度發(fā)揮功效時(shí)，會(huì)使得高層更加認(rèn)可制度的必要性，從而更加支持你，這時(shí)候才是全面建立制度的較好時(shí)機(jī)。

因?yàn)榻⒅贫仁腔〞r(shí)間的事情，所以有時(shí)為了快速解決問題，我們還可以就作業(yè)過程中的關(guān)鍵點(diǎn)先進(jìn)行要求和規(guī)范，可以先不把整件事規(guī)范了，先發(fā)個(gè)通知，就要求這一點(diǎn)，因?yàn)檫@樣快速、簡單、見效快，當(dāng)這樣通知多了以后，可以把他們再串成制度。

三、如何編寫制度

制度最后可能體現(xiàn)出來的是文字，但精華部分是流程和表單。所以編寫制度只要把流程和表單弄清楚，即使你寫作水平不是很高，就用流水帳的形式把流程敘述明白，把各個(gè)步驟要用的表單說明整理清楚，就是一個(gè)及格的制度。這樣做還有一個(gè)好處，就是畫流程比用文字?jǐn)⑹鲆?jié)約時(shí)間，流程畫出來后先討論，確定了再根據(jù)流程編寫文字，這樣制度的結(jié)構(gòu)會(huì)非常清楚，不容易亂也不容易漏掉內(nèi)容，別人讀起來也會(huì)非常清楚。這就好像你給別人指路一樣，你告訴他先往北走20公里，再向西走10公里，然后……，對(duì)方如果對(duì)路不熟的情況下，一定記不住，而且聽得暈暈乎乎的，你不如先給他畫個(gè)地圖，然后再給他講。

寫制度的時(shí)候往往忽略表單，其實(shí)表單是非常非常非常重要的！一個(gè)企業(yè)可以暫時(shí)沒有制度，但絕對(duì)不能沒有表單！表單是保證制度被執(zhí)行的重要工具。因?yàn)楸韱卧谝欢ǔ潭壬峡梢云鸬綇?qiáng)迫你按制度流程要求去做的作用，表單填寫、傳遞、簽字的過程就是流程完成的過程。比如，很多制度里會(huì)這樣寫“供應(yīng)部確定入選供應(yīng)商名單后，由質(zhì)量管理部對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)提出專業(yè)意……”，如果設(shè)計(jì)一個(gè)“合格供應(yīng)商的評(píng)價(jià)表”，其中要有相關(guān)部門填寫意見的欄位，如果某個(gè)欄位空著，最終的審批者就不簽字，這樣所有要走的流程基本不會(huì)走錯(cuò)。

衡量一個(gè)制度是否清楚有一個(gè)簡單的辦法，通過一個(gè)對(duì)制度所涉及業(yè)務(wù)基本不了解的員工閱讀制度，然后讓他來講他看完制度會(huì)怎么做，因?yàn)槿绻麊T工對(duì)業(yè)務(wù)流程熟悉，員工會(huì)用自己的經(jīng)驗(yàn)把制度中沒寫清楚的部分進(jìn)行完善，但對(duì)不了解業(yè)務(wù)的人員他就只能依照制度中的內(nèi)容去做，如果他做出來的結(jié)果與制度想要的結(jié)果不一樣，很可能是制度沒有寫明白，一個(gè)好制度的標(biāo)準(zhǔn)之一就是：10個(gè)人看完，至少8個(gè)人會(huì)做出同樣的事情。

四、制度管理中容易被忽視的問題

1、制度一定要被廣而告之

制度制定了，是為了要人執(zhí)行的，要想讓員工執(zhí)行首先他得知道制度的內(nèi)容，很多企業(yè)把所有的制度都打上保密二字，甚至連發(fā)都舍不得發(fā)，當(dāng)寶貝一樣珍藏著，員工不知道企業(yè)的要求怎么能夠按要求做呢。建議除了真的涉及公司機(jī)密的制度，其他的制度一發(fā)行，必須先進(jìn)行培訓(xùn)和考試，有新員工加入還必須馬上對(duì)新人培訓(xùn)，讓員工該知道怎么去做。

2、制度一定要被檢查

人們只做自己喜歡的事和被檢查的事，如果沒有考試，我真的懷疑有多少學(xué)生會(huì)自覺自愿地念書。如果沒有警察，有多少民眾會(huì)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，所以要想把制度落實(shí)到位，必須對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對(duì)新制度要檢查頻次高些，讓員工知道必須要按這個(gè)制度做，等都做習(xí)慣了，可以降低檢查頻次，加深深度，避免有些人故意不按制度執(zhí)行。檢查還有一個(gè)好處，就是可以了解到公司制度是否適用，別人沒有執(zhí)行制度，有時(shí)候是因?yàn)槟愕闹贫葻o法執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)這樣的事情就需要來修訂制度。

3、制度一定要不斷完善

制度的管理一定要遵守PDCA的循環(huán)，一定要不斷的改善你的制度，讓他適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，適應(yīng)新的組織架構(gòu)，適應(yīng)國家新的規(guī)定，不要讓制度成為一成不變的死制度。